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Introducción |
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| El
tiempo es uno de los recursos más importantes para el Directivo, hay
que tener en cuenta que para que podamos aprovechar y sacar el máximo
partido de nuestro tiempo tiene que ser y estar organizado. |
| Una
mala organización nos hará perder mucho tiempo y esto irá ligado a
perder dinero o dejar de ganarlo. |
| Junto
con una buena organización del tiempo tiene que ir ligada una buena
coordinación del personal de nuestra empresa. Aprovechar las cualidades
de cada empleado, que no se repitan tareas, que estén comunicados
los departamentos dentro de una misma empresa. |
| Los
elementos que nos harán perder tiempo: |
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Mala organización (planificación). |
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Exceso de compromisos. |
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Intrusiones: llamadas telefónicas, reuniones mal planificadas
o a destiempo. |
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Falta de delegación: no pueden hacerlo todo, hay que aprender
a delegar. |
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| Para
aprovechar al máximo el tiempo que se tiene, tendremos en cuenta los
siguientes puntos: |
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Tareas: |
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Tareas programadas, son las más importantes ya que van dirigidas
áreas claves. |
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Tareas reactivas, imprevistas, son las que no están programadas. |
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Teniendo en
cuenta que las tareas más importantes son las programadas tendremos
que darle un carácter de urgencia, intentando resolverlas cuanto antes
mejor dejanto tiempo para las imprevistas |
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Información: debemos informarnos sobre los distintos
aspectos del negocio y su funcionamiento. |
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Planificación y delegación de funciones: cuando mejor
planificados estemos más tiempo tendremos. |
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Principio de Pareto: según este principio los directivos
utilizan la mayor parte de su tiempo en solucionar problemas,
en un negocio, el 20 por 100 de los problemas afectan al 80
por 100 de resultados y, a su vez, el 80 por 100 de los problemas
sólo afecta al 20 por 100 de los resultados. |
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| Hay
una elevada cantidad de personas que trabajan muchas horas todos los
días sentadas en una mesa. Disponen de la más moderna tecnología.
Su buen uso, junto a una buena organización, dará como resultado una
labor bastante más eficiente. Un ordenador, teléfono, fax, papeles...
Estos elementos junto a otros muchos, suelen estar presentes en las
mesas de trabajo de las oficinas. Sea cual sea el lugar, una correcta
organización del entorno hará más eficaz el que hacer diario de estas
personas. |
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Ten
organizado y limpio el lugar de trabajo: Cada cosa en su
sitio, y un sitio para cada cosa. Es muy fácil. Desde primera hora
de la mañana todo debe estar preparado para funcionar correctamente. |
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Cuida
la presentación personal: Especialmente si trabajas de cara
al público. Piensa que te ven a tí como representante de la empresa
y que debes corresponder a la imagen que espera de tí tu interlocutor.
Tampoco se debe descuidar una buena presentación de nosotros mismos
de cara a los compañeros de trabajo. |
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3
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Haz
cada cosa a su orden: O sea, lo que viene primero. Muchas
veces empezamos a trabajar con lo que nos apetece más, ya que nos
resulta más placentero y dejamos lo más complicado para el final.
Tenemos que tener en cuenta que a primera hora estamos más "frescos"
para resolver las dificultades y por la tarde no rendimos con la misma
eficacia. |
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4
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Lleva
una planificación adecuada en tu agenda diaria: Anota todos
los temas que tengas que resolver, las anotaciones que surjan durante
el día. Una buena técnica es crearte una lista de tareas a realizar
y una vez que se van haciendo irlas eliminando de tu agenda. |
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5
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Cumple
la palabra dada al cliente: Siempre tenemos que dar al cliente
lo que verdaderamente estamos ofreciendo. Si surge algún problema
y esto no es posible es mejor que les demos una explicación aunque
no nos la hayan pedido. |
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6
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Organizarnos
alrededor del teléfono lo que más nos haga falta a la hora de consultar
con nuestros clientes: Es muy molesto para el cliente y da
impresión de desorganización el hecho de estar interrumpiendo la conversación
para ir a buscar determinada información. Es recomendable tener a
mano, la lista de precios, albaranes... |
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7
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Hay
que escuchar al cliente para poder venderle nuestros productos:
Escuchando lo que nos dice vamos a descubrir sus necesidades de compra
y asesorarle sobre que artículo es el más adecuado para él. Si queda
satisfecho con nuestra ayuda la próxima vez que tenga una necesidad
recurrirá a nosotros. |
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8
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Estar
bien informados de nuestros productos: Cuando mejor conozcamos
nuestros productos, mejor podremos informar a nuestros clientes y
más fácil resultará venderlos. Un conocimiento adecuado del producto
transmite confianza y credibilidad al cliente. |
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9
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Realiza
anotaciones cuando hables con un cliente, proveedor o cuando hagas
alguna consulta: Es una manera de evitar olvidos y confusiones.
Cuando llames para hacer una consulta, cuando hayas anotado todos
los datos pregunta el nombre de la persona que está dándote la información.
Será bueno adoptar el hábito de tomar notas para tenerlas adjuntadas
con los temas que estamos tratando. |
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10
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Llevar
fichas de control de tus clientes o personas que te han solicitado
información: Será un buen sistema de consulta. Lo podremos
utilizar como base de datos, podemos segmentarlos según edad, sexo,
lugar de residencia... Siempre lo podremos consultar cuando las necesitemos,
es bueno anotar la última fecha en que se tuvo contacto y el motivo
de la consulta. |
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1. Errores de terceros.
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| 2. Falta
de información. |
| 3. Comunicaciones lentas
y absurdas. |
| 4. Interrupciones constantes.
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| 5. Desorganización
de los colaboradores. |
| 6. Exceso
de urgencias. |
| 7. Llamadas telefónicas
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| 8. Exceso
de burocracia. |
| 9. Visitas
al exterior. |
| 10. Salidas para resolver
problemas. |
| 11. Exceso de reuniones.
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| 12. Incompetencia
de los jefes. |
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1. Falta de organización personal.
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| 2. Confusión de prioridades.
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3. Escasa delegación en nuestros
colaboradores.
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| 4. Exceso de optimismo
al apreciar nuestras habilidades y potencial de trabajo. |
| 5. Intentar abarcar
un campo de actividades demasiado amplio. |
| 6. Poca puntualidad
y control de horario. |
| 7. Dilación de las
decisiones importantes. |
| 8. Precipitación en
otras decisiones, sin analizar a fondo el origen de los problemas. |
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| Excusa |
Hacer
frente a la acumulación de trabajo que se amontona a lo largo
del día. |
| Causa |
Demasiada
actividad ineficaz, no productiva, mientras los demás avanzan
en sus tareas. |
| Remedio |
Lista
de prioridades; más disciplina personal; tratar de delegar;
emplear mejor las secretarias; filtrar las llamadas telefónicas. |
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| Excusa |
"No
puedo clasificar mi día tan fácilmente" |
| Causa |
Demasiadas
interrupciones; tratar los problemas a medida que van surgiendo,
no por orden de importancia; no ser capaz de diferenciar entre
urgente e importante. |
| Remedio |
Preparar
un gráfico de análisis de tiempo cada día para advertir donde
se producen las fugas. |
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| El
actual problema de tiempo ha surgido probablemente por culpa de una lenta
e ininterrumpida adquisición de malos hábitos, por ejemplo, dejar los informes
para el último momento, hacer las cosas uno mismo en vez de delegar, dar
largas a las decisiones, y otros muchos. En otras palabras, trate de adquirir
una serie de nuevos hábitos y dejar los viejos. |
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| La
planificación hará que se dedique tiempo a hacer las cosas importantes,
las cosas que sólo usted puede hacer y que deben hacerse para una fecha
tope. |
| La
planificación del tiempo ahorra tiempo. Marque objetivos y metas y mida
el progreso al comparar lo que se ha logrado realmente con la meta original.
Organice a su mesa de trabajo, a su secretaria y más que nada a usted mismo. |
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| Recomendamos
que cada noche, antes de regresar a casa, se inviertan unos pocos minutos
en revisar los resultados conseguidos, y para ello le sugerimos que formule
las siguientes preguntas: |
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¿En
qué grado y medida se han conseguido los objetivos propuestos? |
| ¿Cuánto
tiempo ha dedicado a los trabajos programados y a los imprevistos? |
| ¿Puede
reducirse alguna de las tareas a través de mi secretaría o un subordinado? |
| ¿He
efectuado un trabajo que puede calificarse como inútil, en función
de los resultados que debo conseguir? |
| ¿Qué
trabajos hubieran resultado más efectivos si hubiéramos consultado
con algún jefe o colaborador? |
| ¿El
número de interrupciones del día ha sido normal? |
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| Después
de estas preguntas hay que tomar decisiones. Lo mejor que puede hacer en
este instante es escribir los objetivos y prioridades del día siguiente.
En este momento es más fácil hacer el enlace entre una jornada y otra. |
| Por
último, si de verdad se quiere conseguir un éxito en la organización del
tiempo, se deberá cultivar la tenacidad y la voluntad. Dicen que querer
es poder, pero para llegar al objetivo último hay que empezar poco
a poco, consiguiendo éxitos parciales, subiendo pequeños escalones hasta
llegar a la cima. |
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